Reuniones de trabajo, sencillos pasos para curarte de la Reunioncitis

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Reuniones inútiles Reunioncitis

Reuniones de trabajo: en muchas ocasiones nos lamentamos por ellas, terminamos la semana con tiempo perdido y tareas pendientes, resultado de la “reunioncitis”.

Un problema que hemos encarado muchos profesionales, especialmente los independientes, son las reuniones de trabajo sin objetivos y las conferencias telefónicas mayores a 20 minutos, que no generan beneficios para un proyecto. En esta ocasión les comentaré algunas ideas para hacer más eficientes las reuniones de trabajo.

Síntomas de la Reunioncitis:

  1. Llamada impulsiva: La persona que convoca; presenta la reunión como la primera posibilidad, sin analizar la situación.
  2. Cita a ciegas: Entras a una reunión sin saber de qué tratará, ni cuál será tu rol.
  3. Misterio de telenovela: El tema se supone que es “urgente e importante”, pero no te adelantan información y pueden esperar unos días para reunirse.
  4. Nada que perder: A la persona que convoca no le representa ningún costo significativo de tiempo o dinero, asistir a la reunión, ya sea porque percibe un salario o porque tiene tiempo libre.
  5. Mejor hagamos esto otro: La reunión termina cambiando las reglas del juego, es decir, volver a empezar el trabajo, replantear el proyecto, etc…
  6. Error “de buena fe”: Existen muchas personas que honestamente van a crear la reunión porque así estiman que tendrán mejores resultados, pero sin planificación, es como lanzar una moneda al aire, esperando un resultado favorable.

¿Entonces las reuniones son una maldición? Muchas reuniones de trabajo no debería realizarse, pero otras sí pueden ser provechosas e incluso necesarias.

Características de una reunión útil

  1. Existe un objetivo definido que se resolverá en la reunión
  2. Existe un tiempo límite de la reunión (generalmente menos de una hora).
  3. Se envía información previa a los participantes para que cada uno prepare lo que le corresponde.
  4. Están invitadas únicamente las personas que trabajarán en la resolución del problema.

Ventajas de una reunión bien planificada

  1. Estrecha las relaciones de amistad con el jefe/cliente.
  2. Abre la oportunidad para conocer más la empresa, su funcionamiento y necesidades.
  3. El resultado es muy satisfactorio.
  4. Se resuelven problemas.

Cómo planificar una reunión útil

Lo más recomendable para tener reuniones de trabajo provechosas es revisar la necesidad de la reunión y crear una ficha (formato) para los participantes. Descarga una versión PDF de ejemplo: Formato PDF para imprimir

Califica la necesidad de una conversación personal

  1. Describe el problema que necesitas resolver.
  2. Lista las personas que lo pueden resolver.
  3. Identifica los temas que resultan muy complejos para describir o requieren interacción de varias personas en ese momento.
  4. ¿Necesitas que esas personas se reúnan o es suficiente enviar una instrucción o disposición?
  5. ¿Esa reunión se podría realizar mediante vídeo-conferencia?
  6. Haz una lista de los temas que deben traer resueltos “obligatoriamente” para la reunión.
  7. Qué lugar es el más conveniente para que los participantes asistan a la reunión.

Datos para el formulario de reunión:

  • Fecha, hora y lugar.
  • Tiempo de duración.
  • Lista de personas que asistirán.
  • Lista de temas asignados a cada participante, con tiempo para su exposición y tratamiento.

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No puedo evitar las reuniones de trabajo inútiles ¿Qué hago?

Una situación que no resulta insólita es el abuso de poder: si la persona que convoca es un jefe o un cliente impositivo, la reunión se convierte en un “decreto real”; a quien se oponga le cortarán la cabeza; y el monarca puede hacer y deshacer con el tiempo de los demás porque “para eso paga”. Si eres ese jefe o ese cliente, piensa que es tu tiempo también el que pierdes, ¡recapacita! 🙂

La solución más sencilla: “cobrar” por cada reunión

Cómo cobrar si eres empleado: Como sugerencia, puedes dejar registrado por escrito, email o memorando, qué tareas estás dejando de realizar para asistir a esa reunión.

Si eres un prestador de servicios: En este caso es recomendable establecer un costo por reunión en tu tabla de servicios, separa las reuniones de trabajo como un ítem más de tus servicios. De esta manera el cliente, sensato en muchos casos, se dará cuenta del valor que le das a tu tiempo y se acogerá a tus reglas como proveedor. Igualmente, al tener un costo cada reunión, la persona que convoca ya lo pensará un poco más. Recuerda utilizar el formato para reuniones y así aprovechar esos encuentros personales.

Te recomiendo un artículo muy útil y el sitio también muy útil, creado para ayudarte a gestionar y aprovechar más tu tiempo: Cronomaquia